ЭСФ без ошибок: чек-лист для ИП и ТОО перед отправкой

Почему ошибки в ЭСФ стоят дорого

Электронная счёт-фактура — не просто файл для покупателя. Её данные попадают в ИС ЭСФ Комитета государственных доходов, покупатель опирается на них при зачёте НДС, а расхождения между сторонами всплывают при налоговом контроле. Опечатка в БИН или неверная дата оборота превращается в переписку с контрагентом, исправленные документы и лишние вопросы.

Поэтому проверку перед подписью стоит превратить в привычку, а не в редкую процедуру.

Чек-лист перед подписью

1. БИН или ИИН поставщика и получателя: двенадцать цифр, без пробелов, совпадают с регистрационными данными.
2. Наименование и адрес сторон — в том виде, в каком они указаны в регистрационных документах.
3. Банковские реквизиты поставщика: ИИК, БИК и Кбе.
4. Дата совершения оборота — как правило, дата отгрузки товара или оказания услуги, а не дата оплаты и не дата выписки ЭСФ.
5. Договор: номер и дата, если поставка идёт по договору.
6. Позиции: наименование, единица измерения, количество, цена и стоимость. Сумма по строкам должна сходиться с итогом.
7. НДС: ставка и сумма налога указываются, только если поставщик — плательщик НДС.
8. Сроки: ЭСФ выписывается в срок, установленный Налоговым кодексом РК. Если сомневаетесь, сверьтесь с актуальной редакцией кодекса.

Подпись и отправка

ЭСФ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП); в браузере это обычно происходит через NCALayer. После отправки проверьте статус документа в ИС ЭСФ: пока счёт-фактура не принята системой, считать работу законченной рано. Регистрационный номер стоит сохранить рядом с платежом — он понадобится при сверке с покупателем.

Если ошибка уже ушла

Выписать «новую правильную» ЭСФ поверх старой — плохая идея: в системе окажутся два документа на один оборот. Вместо этого выбирают один из вариантов:

• Исправленный ЭСФ — когда в уже выписанной счёт-фактуре есть ошибка, например в реквизитах.
• Дополнительный ЭСФ — когда изменился сам оборот: цена, количество, возврат товара.
• Отзыв ЭСФ — когда документ выписан ошибочно. У отзыва есть условия, их стоит проверить в ИС ЭСФ до того, как принимать решение.

Точный порядок и сроки для каждого случая определяет Налоговый кодекс РК. Если не уверены, какой вариант подходит, уточните у налогового консультанта до отправки, а не после.

Как reko.ai снижает число ошибок

Большинство ошибок появляется при ручном переносе данных из одного окна в другое. В reko.ai ЭСФ собирается из уже сверенных пар «платёж — счёт»: реквизиты контрагента, суммы и даты берутся из распознанных документов и банковской выписки. Вы согласуете партию — сервис формирует подписанный XML, отправляет его в ИС ЭСФ и прикрепляет номер и квитанцию к карточке платежа.